Процедура проставления апостиля установлена Правилами проставления апостиля на официальных документах, предназначенных для использования на территории других государств, утвержденными совместным приказом Министерства иностранных дел Украины, Министерства образования и науки Украины, Министерства юстиции Украины от 5 декабря 2003 года.

В соответствии с пунктом 2 указанных Правил апостиль проставляется:

• на документах, исходящих из органов судебной власти Украины;

• на документах, исходящих из органов прокуратуры Украины, органов юстиции;

• на административных документах;

• на документах об образовании и ученых званиях;

• на документах, оформленных государственными и частными нотариусами.

В соответствии со статьей 1 Гаагской конвенции вышеуказанные Правила не распространяются на документы, составленные дипломатическими или консульскими агентами, а также на административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.

Апостиль не проставляется на оригиналах, копиях и фотокопиях паспортных документов, военных билетов, трудовых книжек, разрешений на ношение оружия, свидетельств о регистрации транспортных средств (технических паспортов), удостоверений личности, нормативно-правовых актов, разъяснений и правовых заключений относительно их применения, документов, имеющих характер переписки.

Апостиль проставляется по требованию лица, подписавшего документ, либо любого предъявителя документа. Любой человек имеет право подать документ, на котором необходимо проставить апостиль, при этом уполномоченные органы не вправе требовать доверенность.

Уполномоченные органы не проверяют содержание официального документа на его соответствие действующему законодательству Украины и международным договорам. Они выясняют, подлежит ли данный документ проставлению апостиля, заверяют подпись лица, подписавшего документ, и его статус, а также аутентичность оттиска печати или штампа. Ответственность за содержание документа несет лицо, подписавшее конкретный официальный документ, или учреждение, его выдавшее.

В проставлении апостиля на документе может быть отказано, если:

• документ предназначен для использования в стране, которая не присоединилась к Конвенции или является ее участницей, но возражала против присоединения Украины.

• текст документа невозможно прочитать вследствие повреждения;

• документ написан или подписан карандашом либо получен посредством факсимильной связи;

• в документе есть неоговоренные исправления или дописки;

• к полномочиям компетентного органа не относится проставление апостиля на этом документе;

• компетентному органу не удалось получить образцы подписей, оттисков печатей и/или штампов.

Срок рассмотрения документов для проставления апостиля составляет пять рабочих дней. Если необходимо получить образец подписи, оттиска печати и/или штампа, дополнительной информации или разъяснений, срок рассмотрения документов для проставления апостиля может быть продлен до 20 рабочих дней.